Welcome to the Jungle

Gestire progetti complessi attraverso tecniche Agile

Oggi la complessità è un dato di fatto, imprescindibile. Contraddistingue il mondo reale nel quale viviamo che presenta contesti sempre più destrutturati e dinamici.
Osservando tale complessità, il gruppo MaUnimib in collaborazione con I’Istituto Italiano di Project Management e GSO propone il Ciclo di Seminari “Welcome to the Jungle. Trasformare la complessità in un’opportunità”.
Il primo di quesi seminari, dedicato all’Agile, si è tenuto il 6 aprile 2017 all’Università degli Studi Milano Bicocca.
In apertura di giornata Enrico Mastrofini, Presidente di ISIPM, e Lorenzo Beliusse, membro del Consiglio Direttivo, illustrano come oggi, il Project Manager sia una figura trasversale, ricercata in molteplici settori e contesti organizzativi.
Il project management è infatti una disciplina consolidata ormai da diversi decenni.
Numerose tecniche, metodologie, approcci certificati sono disponibili per chi gestisce progetti; tuttavia quando parliamo di Agile Project Management ci riferiamo non semplicemente ad uno strumento o una tecnica, ma ad un nuovo mindset, un modo di pensare, una filosofia che fa riferimento ad un insieme di valori e principi che guidano l’azione dei processi a prescindere dagli strumenti.

Il Manifesto Agile del 2001

Gli individui e le interazioni sono più importanti dei processi e strumenti.
Le soluzioni funzionanti piuttosto che la documentazione esaustiva.
La collaborazione del cliente piuttosto che la negoziazione dei contratti.
Rispondere al cambiamento piuttosto che seguire piani rigidi.

Il processo Agile, inizialmente nato per formalizzare un nuovo approccio per lo sviluppo del software, viene presto esteso a tutti quei progetti che mirano a sviluppare soluzioni per i problemi del cliente, perché oltre ad essere un nuovo modo di pensare, Agile rappresenta un nuovo modo di lavorare. Collaborativo, fortemente orientato al cliente e al miglioramento continuo.
Un processo Agile è considerato tra i principali fattori di successo di un progetto dove, prima dei tools e delle infrastrutture, conta la persona ovvero il coinvolgimento dell’utente, le opportune skills e l’expertise del project manager nonché la maturità emotiva.

Il coinvolgimento dell’Utente

Rispetto agli approcci più tradizionali cosiddetti Waterfall ovvero “a cascata”, l’approccio Agile è un modo più flessibile di gestire i progetti. Secondo gli schemi Waterfall, l’utente è coinvolto unicamente nella fase iniziale di raccolta delle informazioni e finale di restituzione del prodotto finito. Dopo il primo incontro, il project team procede autonomamente fissando le funzionalità ovvero le caratteristiche della soluzione da offrire al cliente; mentre mantiene flessibili il budget, la qualità e i tempi di consegna. In caso di problemi si interviene allungando le tempistiche, aumentando i costi o diminuendo la qualità.
In contesti dinamici e complessi ove i clienti cercano una soluzione rapida ai problemi, presentandosi con un budget ristretto e cambiando spesso idea in termini di funzionalità richieste, chi gestisce i progetti ha la necessità di ridurre i rischi, ridurre i costi, ridurre i tempi di realizzazione e, nel contempo, essere certi di rilasciare al committente ciò che effettivamente si aspetta.
L’approccio Agile risponde a queste esigenze e cambia profondamente il modo di gestire i progetti. Si procede fissando i costi, i tempi e la qualità, mentre la lista delle funzionalità resta flessibile e contingente. Il progetto è suddiviso in piccole fasi necessarie per sviluppare requisiti, chiamate iterazioni. Al termine di ciascuna interazione, che tendenzialmente corrisponde ad un intervallo di tempo costante, si rilascia un output parziale mostrato al cliente che potrà esprimere il suo giudizio di valore. La logica del rilascio incrementale fa sì che i clienti non debbano aspettare la consegna della soluzione completa, ma possano verificare il suo sviluppo iterativo. Il coinvolgimento dell’utente permette di ottenere idee interessanti, un feedback anticipato, limita i rischi e focalizza il lavoro sul giusto obiettivo che corrisponde alle attese del cliente.

Come trasformare la variabile “tempo” in una costante? Come definire le priorità?

Il Time Boxing è la tecnica utilizzata per fissare il tempo ovvero definire un intervallo di tempo costante e relativamente breve (timebox) che serve al raggiungimento di un obiettivo (rilascio parziale). Allo scadere del tempo definito, il lavoro si ferma, anche se non sono stati raggiunti gli obiettivi, e si fa un’analisi retrospettiva di come il lavoro è stato svolto per identificare cosa migliorare e cosa potenziare.
Complementare al Time Boxing, la tecnica di MoSCoW è diffusa per definire le priorità dei requisiti di un progetto o singola timebox, secondo quattro livelli di prioritizzazione:

Must have (Deve). Requisito indispensabile per il raggiungimento di un dato obiettivo.
Should have (Dovrebbe). Aspetto prioritario, che dovrebbe essere incluso nel lavoro svolto.
Could have (Potrebbe). Requisito auspicabile, ma non indispensabile
Won’t have (Non Sarà). Requisito che non rientra tra le priorità del progetto.

Per ogni elemento a cui è stata assegnata una priorità, si fa una previsione/stima dell’impegno necessario per la sua esecuzione. La regola di bilanciamento diffusa del 60:20:20, suggerisce di dedicare non più del 60% dell’impegno totale ai Must have, non più del 20% per i Should have e almeno il 20% per i Could have.
Una fase delicata della gestione del progetto è la pianificazione nella quale il project team deve stimare il tempo necessario per lo svolgimento del lavoro. Stimare un lavoro a scatola chiusa è molto complesso, è come chiedere: “Quanto tempo sarà necessario per costruire ciò che è contenuto in uno zainetto chiuso?” Difficile prevederlo, senza conoscere il suo contenuto.

Planning Poker

Così, Claudia Spagnuolo di ISIPM apre un workshop esperienziale facilitato sulle Tecniche di stima e Planning Poker per far acquisire consapevolezza delle trappole in cui si può cadere quando si stima la durata di un lavoro. Per migliorare il lavoro di stima è necessario: raccogliere le informazioni; considerare il livello di collaborazione e l’esperienza dei membri del project team, le possibili sinergie; ricordare che le persone sono attive per l’80% del loro tempo di lavoro; considerare il tempo per il problem solving e gli imprevisti. Nel processo di stima, la tecnica del Planning Poker è utile a raggiungere una stima condivisa in tempi ragionevoli, agevola la singola persona ad esprimere la propria stima e la discussione di gruppo.

In conclusione, in contesti fortemente complessi, un mindset Agile presenta numerosi vantaggi quali la migliore percezione e soddisfazione del cliente, persone più motivate, risultati di alta qualità, la collaborazione, la massimizzazione del valore e la reattività al cambiamento. Tuttavia, per poter pienamente cogliere i benefici di questo approccio è necessario un cambiamento della cultura aziendale, nonché del modo di pensare e di agire a livello istituzionale e di governace.

A proposito di team e collaborazione, vi ricordiamo che l’8 giugno in Università degli Studi Milano Bicocca si terrà il secondo appuntamento del ciclo “Welcome to the Jungle” dedicato alle Soft Skill.

Per prenotare il tuo posto registrati qui